Инструкция по оформлению нового сотрудника

Обычное дело — сотрудник, верой и правдой трудившийся предыдущие три года, внезапно отправился домой на Альдераан, и поэтому пришлось нанимать нового. Вот он стоит, неловко оглядываясь на стены, и теребит паспорт. Чтобы вы не разделяли его неловкое положение, специалисты FreshDoc.ru подготовили план-подсказку, которая поможет оформить нового сотрудника с соблюдением всех норм трудового законодательства.

Для начала у работника необходимо будет взять:

- Паспорт (хотя сойдет и любой документ, удостоверяющий личность)

- Трудовую книжку. Если работник устраивается впервые, необходимо завести новую, при этом она должна будет оформляться работодателем.

- Страховое пенсионное свидетельство. Тут ситуация такая же — для устраивающегося впервые нужно будет завести новое свидетельство.

- Военный билет (для военнообязанных лиц).

документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (диплом, аттестат). Дневник за пятый класс таковым документом не считается.

- Документ, подтверждающий прохождение медосмотра. Понятно, что в большинстве случаев будет достаточным, если сотрудник в целом видит, слышит и нормально шевелит конечностями. Однако при трудоустройстве лиц, которым не исполнилось 18 лет, необходимо проходить обязательный медицинский осмотр. Также есть некоторые категории работников, для которых эта процедура необходима в любом возрасте. К ним относятся сотрудники, работа которых связана:

• С вредными или опасными условиями труда;

• С движением транспорта;

• С изготовлением и оборотом пищевых продуктов;

• С оказанием услуг в сфере розничной торговли пищевыми продуктами;

• С материалами и изделиями в сфере общественного питания.

 

►В дополнение к вышеперечисленным документам можно попросить предоставить:

Справку о сумме заработной платы у предыдущего работодателя за последние два года. Благодаря получению такой справки ваш бухгалтер будет меньше корпеть над расчетами выплат работнику больничных и детских пособий.

►Справка о наличии (отсутствии) судимости. Обычно такая справка требуется при трудоустройстве в государственные или муниципальные органы.

Если сотрудник благополучно прошел квест по сбору всех необходимых документов, можно переходить к заключению трудового договора. Подписать такой договор необходимо в течение трех рабочих дней с момента, когда новый работник приступил к своим обязанностям. Несоблюдение этого срока грозит определенными трудовым законодательством штрафные санкции.

Перед подписанием трудового договора, желательно не только рассказать о недопустимости постоянного изучения соцсетей, но и полностью ознакомить работника с локальными нормативными актами: правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией. Факт ознакомления стоит подтвердить документально (то есть молчаливого кивка головой будет недостаточно). Намного целесообразнее использовать специальные журналы ознакомления или ознакомительные листы, которые прикрепляются к каждому экземпляру локального акта.

После всех этих процедур можно подписывать трудовой договор в двух экземплярах — один передается работнику, второй остается у работодателя.

Но подписание трудового договора — лишь верхушка айсберга. Поэтому для завершения трудоустройства нового сотрудника потребуется:

1. Оформить приказ о приеме на работу, с которым работника необходимо ознакомить под роспись. Если сотрудник потребует заверенную копию, то необходимо будет ее предоставить. На оформление приказа отводится так же три рабочих дня после фактического начала работы.

2. Сделать запись о приеме на работу в трудовой книжке работника, указав дату и номер приказа. При этом запись о приеме на работу подписью и печатью заверять не надо. На внесение записи отводится пять дней с момента приема на работу.

3. После внесения записи в трудовую книжку нужно сделать соответствующую запись в книгу учета движения трудовых книжек с указанием даты ее приема, серии, номера.

4. Далее необходимо заполнить на работника личную карточку и ознакомить с ней работника. В карточке фиксируется информация о близких родственниках, месте жительства и образовании. Обычно такая карточка заводится для получения дополнительной информации, которая не отражается в основных документах. После внесения данной записи, нового работника необходимо включить в табель учета рабочего времени.

5. Так как давно прошли времена, когда работали за идею, работнику придется платить зарплату. Поэтому на нового сотрудника нужно оформить: лицевой счет, карточку учета сумм начисленных выплат и начисленных на них обязательных страховых взносов, налоговый регистр учета доходов и НДФЛ.

Но даже всего этого бывает недостаточно — в некоторых случаях работодателю надлежит уведомить о приеме на работу:

• Военный комиссариат (в случае, если работник подлежит воинскому учету, уведомление необходимо направить в течение 2 недель со дня его трудоустройства).

• Органы Федеральной миграционной службы (в случае, если работодатель принял на работу иностранца, уведомление необходимо направить в течение 3 рабочих дней со дня его трудоустройства).

• Государственные или муниципальные органы (в случае, если работодатель принял на работу бывшего государственного (муниципального) служащего, уведомление направляется в течение 10 дней с момента принятия его на работу).

FreshDoc.ru напоминает, что все вышеперечисленное нужно сделать обязательно и очень желательно с соблюсти сроки. В противном случае работодателю грозят штрафные санкции. Принимайте новых сотрудников с удовольствием. А мы позаботимся о грамотных документах!