С чего начинается организация кадрового делопроизводства

Приступая к организации кадрового делопроизводства будьте готовы столкнуться с огромным количеством документов, приказов и процедур.
Чтобы в любую минуту оформить прием на работу или увольнение, отпуск или командировку, взыскание или поощрение - "под рукой" у кадровика всегда должны быть: документы по организации делопроизводства и нормативные документы по кадровому делопроизводству, а также образцы приказов, актов, протоколов и многих других документов.
Иными словами, документы для ведения кадрового делопроизводства можно условно разделить на три группы:

• документы имеющие рекомендательный характер: методические пособия по кадровому делопроизводству и управленческому труду;
• обязательные для исполнения документы: законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы охраны труда и трудового права;
• унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: договоры, акты, приказы, уведомления, извещения, соглашения и т.д.

Какие документы требуют особого внимания?

1. Трудовой кодекс РФ. Этим законом должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист.
2. Федеральный закон РФ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится работа с персональными данными.
3. Закон РФ "О коммерческой тайне". Этот закон определяет информацию, которая может составлять коммерческую тайну организации, процедуры ознакомления с ней и ответственность за распространение.
4. Закон РФ "Об основах охраны труда в РФ". Документ позволяет грамотно выстроить систему охраны труда в организации.
5. Закон РФ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля". Закон содержит информацию о правах и обязанностях работодателя при проведении инспекционных проверок в организации.

Единые правила работы с документами

Это первое о чем следует позаботиться при организации кадрового делопроизводства. Единые правила работы с документами лучше всего закрепить в двух документах - инструкции по делопроизводству и номенклатуре дел (используется для учета и хранения документов).
При разработке этих документов используйте ГОСТ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Адаптируйте интересующие вас разделы в соответствии с конкретными требованиями вашей деятельности и включите их в инструкцию по делопроизводству.

Чем руководствоваться при создании документов? 

1. Вид внешних документов должен соответствовать общим правилам придания документам юридической силы.
2. Вид внутренних документов может быть произвольным, удобным для использования в конкретной организации.
3. Все документы должны храниться с учетом требований архивной службы.

Автоматизация кадровой работы

Зачем автоматизировать работу? Для этого есть два веских довода - большой объем документов и большая ответственность, возникающая у кадровика перед работодателем и работниками:

1. Оформление любого кадрового документа требует внимательности и понимания, так как грамотно составленные должностные инструкции, штатное расписание и трудовые договоры устанавливают производственную необходимость определенных расходов организации - на командировки, подготовку и переподготовку кадров.
2. Кроме того, от правильности заполнения кадровых документов зависит возникновение очень важного права работника - на получение пенсии.
3. И конечно, всегда необходимо помнить о том, что практически каждый кадровый документ имеет юридическую ценность и может использоваться в качестве письменного доказательства в разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником.

Чтобы сделать работу с документами более четкой, комфортной и избежать ошибок, вы можете воспользоваться сервисом http://www.freshdoc.ru/.
В нем вы найдете юридически грамотные шаблоны-трансформеры для оформления трудовых отношений - Трудовые договоры, Договоры возмездного оказания услуг, Договоры подряда, Договоры по интеллектуальной собственности и пр.

Для работы с персональными данными вы можете воспользоваться бесплатным продуктом компании - FreshDoc.Защита персональных данных.
FreshDoc ЗПД организует работу по оформлению документов в соответствии с законом “О защите персональных данных” и с учетом особенностей конкретной организации.

В ближайшее время планируется выпуск нового продукта - FreshDoc.Кадры, с помощью которого организовать кадровое делопроизводство с нуля сможет начинающий работник кадровой службы и опытный кадровик.

Подписаться на уведомление о выходе FreshDoc.Кадры можно в разделе Тарифы и продукты: http://www.freshdoc.ru/tariffs-and-products/.

Если у вас возникнут вопросы по работе с сервисом, обращайтесь в службу поддержки.
Будем рады помочь!