25 июня 2014 г.

Как наладить делопроизводство?

Делопроизводство совершенно справедливо считается важнейшей частью функционирования любой организации.
Только не путайте делопроизводство с документооборотом!
Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
Документооборот (движение документов) - составляющая делопроизводства, наряду с архивным делом (учетом и хранением документов) и документированием (созданием документов).

Как наладить делопроизводство?

Нормативно-методическую основу делопроизводства освоить несложно. Достаточно один раз прочитать соответствующие нормативы и всегда держать их под рукой.
А вот несколько полезных практических рекомендаций для организации эффективной работы с документами от экспертов-практиков.

1. Стиль документов организации – важный фактор успеха.
Без "бумажки"... сегодня никуда. А правильно оформленный документ - половина успеха любого начинания.
Поэтому каждая организация просто обязана разработать свой собственный - индивидуальный формат официальных бумаг.
Это может быть определенный шрифт, расположение реквизитов и конкретное место для логотипа организации.

2. Конечно же, можно по старинке вести вручную журналы входящих и исходящих документов. Однако лучше воспользоваться специальной программой. Электронный документооборот - это совсем не сложно.
Он значительно облегчит жизнь всем сотрудникам офиса - секретарю, бухгалтеру, юристу и другим специалистам. У них освободится масса времени для более важной работы, чем поиск нужных документов по журналам и папкам.

3. Упростите работу по созданию, согласованию и хранению юридических документов. Здесь на помощь придет Конструктор документов FreshDoc (http://www.freshdoc.ru/).
В нем можно реализовать сразу две составляющих делопроизводства - документирование (создание документов) и архивное дело (учет и хранение документов).
С помощью FreshDoc вы сможете:
- создавать юридически грамотные договоры на основе шаблонов-трансформеров, которые изменяются в зависимости от указанных пользователем условий;
- работать с коллегами над одним документом одновременно;
- согласовывать договоры с партнерами в режиме онлайн;
- учитывать и хранить документы в удобных и наглядных реестрах.
Если у вас возникнут вопросы по работе с сервисом, обращайтесь в службу поддержки FreshDoc. Сотрудники компании с радостью ответят на все интересующие вас вопросы и предложат подходящее решение.

Удачи!

Комментариев нет:

Отправить комментарий